DM Turnierausrichtung

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DM Indoor 2012/2013 - Quali Open Süd (19./20.01.2013, St. Ingbert)


Bewerbung als Ausrichter

  • Teamentscheidung für die Ausrichtung. ERLEDIGT
  • Bewerbung mit allen relevanten Infos an das Events-Komitee. In Zukunft Bewerbungs-Formular des DFV verwenden. ERLEDIGT
  • Halle anfragen und buchen. ERLEDIGT

Rollenverteilung

  • Alle Rollen haben die männliche Bezeichnung, meinen aber gleichermaßen weibliche Verantwortungsträger in den Rollen
  • Die Rollen und Besetzungen sind erstmal Vorschläge.


1. "Der Turnierdirektor" (Martin, Jörg)

  • IT Infrastruktur (Internet, Drucker)
  • DFV Abgleich
  • Abklärung ob schon neue WDF-Regeln gelten

2. "Der Finanzminister" (Roland)

  • Abrechnungsliste

3. "Der Ersthelfer" (Anke, Max)

  • Hat eine Erstehilfeausbildung und/oder Erfahrung als Arzt, Physiotherapeut oder ähnliches.
  • Weiß was im Sanikasten zu finden ist, was man damit macht und wo der Sanikasten steht.
  • Ist erster Ansprechpartner und Koordinator bei Verletzungen.
  • Kennt die Nummer des Notartzes und ggf. den Weg ins Krankenhaus.

4. "Der Versorger"(Gilles + Fabian)

  • Hat ein Auto und einen gültigen Führerschein.
  • Ist federführend bei Einkäufen (z.B. Wasserkästen für die Teams).
  • Hat im Blick, dass die Vorbereitungen für Frühstück, Abendessen und Verpflegung zwischendrin rechtzeitig beginnen.

5. "Der Facility Manager" (Clemens(?) + Fabian(?))

  • Stimmt sich mit dem Hallenwart ab.
  • Sorgt dafür, dass die Spielfelder aufgebaut und Hindernisse aus der Halle entfernt werden.
  • Organisiert den Auf- und Umbau im Zusammenhang mit den Mahlzeiten (Stühle, Tische, etc.).
  • Organisiert den Umbau der Halle für die Übernachtung und die pünktliche Bespielbarkeit der Halle für das erste Spiel des Tages.
  • Musik: Alex wegen Playlist anfragen
  • Feld saeubern (kehren)


6. "Der Spielleiter" (Alex(?) + Christoph(?))

  • Kennt den Spielplan und Spielmodus des DFV.
  • Sorgt dafür, dass Spielergebnisszettel und Spiritzettel vorhanden sind und ausgefüllt werden (Unterschriften).
  • Dokumentiert die Ergebnisse und sorgt dafür, dass die Ergebnisse an den DFV gemeldet werden.
  • Sorgt für ein Scoreboard und dafür, dass immer jemand zählt.

7. "Der Öffentlichkeitsarbeiter" (Anke, Martin)

  • Presseberichte

8. "Der Drucker" (Johannes)

  • Drucksachen vorbereiten
    • Essenmarken (80 Fruehstueck Sonntag, 50 Fr Samstag, 40 Abendessen Samstag -- siehe Forum zur Ausrichtung)
    • Wegweiser
    • Spielplan
    • Spiritzettel
    • Spielmodus Infos
    • Regeln zum Aushängen
    • DFV Abgleich
    • Scorezettel

Öffentlichkeitsarbeit

Vorberichte/Ankündigungen

  • Schulen in St. Ingbert ansprechen: Sportlehrer und Schüler können sich an diesem Wochenende ein Bild von Ultimate mache, das ist eigentlich genau unsere Zielgruppe
  • St. Ingberter Rundschau, Ausgabe 12/2012
  • Saarbrücker Zeitung, Ausgabe ca. 1 Woche vorher
  • Plakate
    • Wie Mensa-Flyer, "(Qualifikation zur) DEUTSCHEN MEISTERSCHAFT IM ULTIMATE FRISBEE", farbig auf A2
    • In Geschäften, an der Halle etc. und über den Verein in St. Ingbert verteilen
  • Evtl. SportArena (Sportsendung vom SR)

Vor Ort

  • Infostand mit ausgedruckten Zeitungsartikeln (Magazin Forum, Saarbrücker Zeitung) und Scheibenverkauf

Nachberichte

  • St. Ingberter Rundschau, Ausgabe 02/2013
  • Saarbrücker Zeitung

Vorab-Organisation

  • Leitfaden zur Ausrichtung von DFV-Turnieren beachten
  • Vor-Ort-Termin. ERLEDIGT: 29.10.2012 mit Anke, Jörg, Clemens, Alex und Martin
  • Verköstigung
    • Abfragen der Personenzahl von dem Teams, Deadline für Rückmeldung: 03.01.2013
    • Rückmeldung zu Personenzahl an Gaststättenbetreiberin, Termin: 08.01.2013
  • Drucksachen
    • Spielpläne ausdrucken
    • Essensmarken ausdrucken
    • Spiritzettel ausdrucken
    • Aushang mit sonstigen Infos zum Ablauf ausdrucken (wo/wie wird geschlafen, wann gibt es Frühstück, Kegeln, wo sind Toiletten/Duschen, etc.)
    • Teamappen
    • Wegweiser zur Halle ("Ultimate Frisbee") - mit einem Pfeil und 2x Schrift, damit die Richtung egal ist
  • Sani-Tasche der Winterliga auffüllen (siehe Leitfaden des DFV) + Teams nach Fachleuten Fragen + Ansprechpartner bestimmen
  • Wegweiser zur Halle aufhängen
  • GEMA mit DJK SG vorab klären
  • Versicherungsfragen vorab mit DJK SG klären
  • Finanzen
    • Kalkulation aufstellen --> liegt in der DROPBOX
    • Geld abkassieren und verbuchen
      • Playerfee
      • DFV-Gebühr
      • Essen (Frühstück, Abendessen)
  • Infopaket für die Teams zusammenstellen
    • Notfallzettel (Ansprechpartner, Wegbeschreibung Krankenhaus, Notfallnummern)
    • Essensmarken
    • Spiritzettel
    • Spielplan
  • ...

Vor-Ort-Organisation

Freitag

  • Teamwasser (mit Teamaufklebern) + Getraenke fuer Samstagabend kaufen
  • Apfelspende von Martin (SB) in die Rohrbachhalle bringen
  • Wegweiser aufstellen
  • Teammappen zusammenstellen
  • Übernachtung in der Halle: Christoph, (Martin)
  • ...

Samstag

  • 09:00 Uhr: Felder markieren ist fertig
  • 8-11 Uhr: Bei Bedarf beim Frühstück helfen
  • Musik aufstellen
  • Scoreboard und Zeit bedienen + Ergebnise dokumentieren
  • Umbau fuer das Abendessen (ggf. Bierbaenke aufstellen)
  • Auswertung der Ergebnisse + Spielplan fuer Finalrunde erstellen
  • Übernachtung in der Halle: Martin, Alex
  • ...

Sonntag

  • 09:30 Uhr: Halle räumen und spielfertig machen
  • Bei Bedarf beim Frühstück helfen
  • Abkassieren von Team- und Playersfee
    • Zeitfenster festlegen
    • Listen ausdrucken
  • Scoreboard und Zeit bedienen + Ergebnise dokumentieren
  • 16:30 Uhr Siegerehrung
  • Aufraeumen (alle!)
  • ...

Nachbereitung

  • Finanzen
    • Rechnungen bezahlen
    • DFV-Gebühr abführen
    • Turnierabrechnung an die DJK mit allen Rechnungen/Quittungen
    • Turnier
  • Ergebnismeldung an den DFV
  • ...